Baca Juga
PJ Blog | Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, kita tentunya harus mengirimkan invoice setiap ada transaksi penjualan. Didalam membuat Invoice, kita harus membuat yang sederhana saja dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Cantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui apa barang atau jasa yang mereka pesan meskipun hanya dilihat secara sekilas.
Didalam Invoice jangan lupa untuk menempatkan logo perusahaan kita atau logo bisnis kita dalam posisi yang tepat untuk membantu pelanggan mengidentifikasi bisnis kita. Selain itu, dengan mempersonalisasi invoice dengan logo bisnis, ini akan membuat perusahaan atau usaha kita terlihat lebih profesional dan tentunya guna meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran
Fungsi dari Invoice atau Faktur ini diantaranya adalah sebagai informasi mengenai barang/ jasa yang dibeli oleh konsumen, sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen, sebagai rujukan yang absah jika barang/ jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain, sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan, pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak, dn sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan
Adapun cara membuatnya dengan mudah dan secara online yaitu salah satunya menggunakan atau memanfaatkan template invoice yang sudah disediakan oleh Google. Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah membuka akses layanan Google Docs, kemudian lakukan login ke akun Google kita (login dengan email), lalu setelah aplikasi berjalan, klik tombol menu – Sheets, lihat sebagaimana gambar dibawah ini
Setelah kita mengklik Sheets langkah selanjutnya adalah cari dan temukan beberapa pilihan template yang bisa dipilih, temukan template Invoice dan klik. Jika kita tidak menemui template tersebut klik Template gallery, karena dalam beberapa kasus ia sengaja disembunyikan, lihat pada gambar
Setelah kita mengklik Template gallery sebagaimana pada gambar diatas (yang dilingkari) maka akan muncul banyak sekali template, pilih yang Invoice sebagaimana contoh dalam gambar berikut ini
Setelah pilihan kita muncul, klik saja kemudian akan muncul mmenu baru yaitu template yang kita pilih tadi, isi logo perusahaan atau bisnis kita, alamat bisnis, telepon dan sebagainya. Pastikan kita mengisi lengkap agar konsumen betul-betul yakin dan terlihat professional akan usaha kita tersebut
Setelah dokumen invoice sebagaimana tersebut kita ubah sesuai kebutuhan, sekarang langkah selanjutnya mengirimkan invoice ke klien. Klik menu File dan klik Email as attachments, kemudian akan muncul jebuah jendela popup kemudian akan muncul di peramban kita. Di sana silahkan isi alamat email klien kita, buat judul pesan, kemudian jenis lampiran apakah berformat PDF atau Xls. Jangan lupa pesan yang ingin disampaikan ke klien, dan terakhir klik Send.Selesai, kita sudah berhasil membuat invoice (tagihan) secara online di Google Docs tepatnya menggunakan tool Sheets.